Bedrijven | Software | Testen
balesio FILEminimizer Pictures, Office, PDF en Suite 7 review

Office- en pdf-documenten kopje kleiner maken

Review of: balesio FILEminimizer Pictures, Office, PDF en Suite 7
Product by:
balesio
Price:
€39,95 à €78

Reviewed by:
Rating:
5
On 20 december 2012
Last modified:20 december 2012

Summary:

Kantoordocumenten en afbeeldingen verkleinen met weinig of geen kwaliteitsverlies, die daarna zonder speciale software geopend kunnen worden. Een aanrader als je om opslagruimte verlegen zit .

Hardware is goedkoop, maar voor harde schijven geldt dat adagium al een tijdje niet meer: de prijzen zijn op een jaar tijd meer dan verdubbeld. FILEminimizer van balesio AG kan Microsoft Office- en PDF-documenten verkleinen met geen of weinig kwaliteitsverlies. Dat bespaart opslagruimte en dus geld. Wij hebben het getest.

Het Zwitserse bedrijf balesio AG is gespecialiseerd in de optimalisatie van ongestructureerde data met het oog op het besparen van opslagruimte. Het maakt zelfstandige en geïntegreerde software voor Microsoft SharePoint, Office, Exchange, Adobe PDF en Lotus Notes onder de merknaam FILEminimizer die documenten tot 85% kan verkleinen. Zo is er minder opslagruimte nodig, maar het zorgt er ook voor dat documenten sneller openen.

De Native Format Optimization Technology (NFO) van balesio is meer dan zomaar een comprimeeralgoritme. NFO kan Office-documenten ook verkleinen zonder dat je visueel een verschil kunt zien met het origineel. NFO werkt op het niveau van individuele bestanden en kan dus naast of samen met andere optimalisatietechnieken worden gebruikt zoals datadeduplicatie en archivering.FILEminimizer Suite

Omdat documenten intern worden geoptimaliseerd is er ook geen sprake van “decompressie”. De software kan de bestanden zoals vanouds openen, zonder dat er iets speciaals geïnstalleerd moet worden. De uitwisseling van bestanden met derde partijen die niet over de software van balesio beschikken, blijft dus gegarandeerd.

 
FILEminimizer uitvoeringen

De software is verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen. De gratis versie FILEminimizer Pictures kan alleen  jpeg-, png-, bmp-, tiff-, gif- en emf-afbeeldingen verkleinen en dit tot wel 98%. De software kan meerdere bestanden tegelijk verkleinen en biedt ook integratie met Facebook.

De goedkoopste betalende versie (€38,95), FILEminimizer Office, is bedoeld voor thuisgebruikers of kleinere bedrijven en ondersteunt het verkleinen van Office-documenten (PowerPoint, Word, Excel).

Wil je vooral PDF-scans en -bestanden verkleinen, dan is er de iets duurdere (€58) FILEminimizer PDF, maar die werkt niet met Office-documenten.

Wil je beide bestandssoorten kunnen verkleinen dan ben je aangewezen op de duurste versie (€78): FILEminimizer Suite. Die kan daarnaast ook nog afbeeldingen in de formaten jpeg, png, bmp, tiff, gif en emf een kopje kleiner maken. Deze laatste versie hebben wij getest.

Ten slotte zijn er nog de SharePoint- en Server-versies die grote hoeveelheden bestanden in één keer kan verwerken en die je ook centraal kunt beheren. Die versie is vooral interessant voor grotere bedrijven.

 
In de praktijk

FILEminimizer verkleint de bestanden volgens balesio met 50 tot 85% zonder zipping. Derden kunnen de bestanden dus gewoon openen zonder dat ze extra software nodig hebben. Klinkt allemaal mooi, maar hoe werkt het in de praktijk?

Je kunt bestanden gewoon droppen in FILEminimizer, of de meegeleverde MS Office-, MS Outlook- en Lotus Notes-add-ins gebruiken om bestanden verkleind te bewaren.

Fileminimizer MS Office-addins

FILEminimizer MS Office-addins

Vervolgens kies je de mate van optimalisatie en waar de documenten moeten worden weggeschreven. Daarna klik je op Optimize Files of op Pack and Go om de compressie te starten. De tweede optie kopieert de geoptimaliseerde bestanden naar het standaard geconfigureerde e-mailprogramma, zodat je ze direct kunt verzenden naar een correspondent.

Je kunt met een schuifbalk vier voorgedefinieerde compressieniveaus kiezen, of je eigen compressie-instellingen configureren. Kies je voor “identieke pixels” dan wijzigt er niets aan de afbeeldingen in jouw documenten. De sterkere compressie-opties brengen wel wijzigen aan, die al dan niet zichtbaar zullen zijn.

 
MS Word

Wij hebben de software om te beginnen getest met een Word 2007-document van 3,87 MB met verschillende foto’s, kaarten en grafieken en een boekachtige opmaak. FILEminimizer deed er tussen de 4,8 en 5,7 seconden over om dit bestand tussen de 7,9 en 63,6% te verkleinen.

Bij de twee lichtste compressie-opties was er geen zichtbaar verschil tussen het originele en het geoptimaliseerde bestand. Toch slaagde de “visually lossless” methode erin het bestand te verkleinen tot 3,18 MB of 17,8% kleiner dan het origineel.

Bij de derde methode (1,45MB of -62,3%) was er een heel lichte compressie zichtbaar in sommige foto’s en afbeeldingen. De nog zwaardere methodes (“strong” en “custom”) resulteerden in meer zichtbare compressie-effecten, zonder dat er nog veel van de bestandsomvang afging (1,41MB of -63,6%).

Wij waren al zeer tevreden met de -17,8% van de “visually lossless”-methode. En zelfs als je het origineel pixelperfect wil behouden kun je nog 8% van de bestandsomvang afknijpen.

FILEminimizer "drop" bestanden

FILEminimizer “drop” bestanden

 
Excel en PowerPoint

Een rekenblad met twee tabbladen, 20644 rijen met ruwe gegevens, en vba-code om speciale berekeningen uit te voeren verkleinde FILEminimizer met maximaal 19,1% en in een tijd van 15 tot 22,4s. Het rekenblad functioneerde na de compressie zoals voorheen.

Vervolgens lieten we de software los op een PowerPoint 2007-presentatie van 38,77 MB met animaties, veel foto’s en grafieken en met embedded objecten (films, rekenbladen). Wij lieten FILEminimizer toe om deze objecten om te zetten in statische afbeeldingen. PowerPoint, Word en Excel kunnen immers ingevoegde (“embedded”) documenten bevatten afkomstig van andere software-applicaties. Die kun je dan nog altijd bewerken met de originele applicatie, maar dit creëert omvangrijke bestanden. Optioneel kun je FileMinimizer deze objecten laten platmaken (“flatten”). Ze worden dan omgevormd tot simpele afbeeldingen, maar je kunt ze daarna natuurlijk niet meer bewerken. Dit reduceert de omvang van de bestanden echter behoorlijk. Je kunt deze optie vast instellen, of FileMinimizer telkens laten waarschuwen als het dergelijke objecten aantreft in een document en je dan de keuze te laten wat je ermee wil doen.

Zelfs met de “identieke pixels”-methode kon FILEminimzer onze presentatie verkleinen tot 34,64 MB of minus 10,6%. Met de “visually lossless”-methode ging er 21,6% vanaf en was de presentatie nog 30,36 MB groot, zonder enig zichtbaar verschil met het origineel. De derde methode kreeg er 73,8% vanaf (bestand van 10,15 MB). De verschillen met het origineel waren niettemin visueel nauwelijks zichtbaar.

In de vierde, sterkste optimalisatiemethode ging er 82% af van het origineel (bestand van 6,96 MB), maar dan zijn de compressie-effecten in de afbeeldingen wel zichtbaar, al blijft de presentatie nog altijd perfect bruikbaar.

In alle gevallen bleven de animaties in de presentatie werken zoals voorheen. FILEminimizer deed er overigens tussen de 56s en de 44s over om het bestand te optimaliseren.

 
Batchverwerking

We dropten ten slotte een folder met 212 documenten in FILEminimizer, een mengeling van Office-bestanden en afbeeldingen. We kozen voor de “identical pixels” methode. FILEminimizer Suite kan echter maximaal honderd bestanden tegelijk behandelen. Wil je er méér in een keer doen dan kan dat met de duurdere FILEminimizer Server.

FILEminimizer flatten objects in powerpoint presentatie

FILEminimizer flatten objects in powerpoint presentatie

De software deed er 67s over om de eerste honderd documenten van onze lijst te behandelen en bespaarde in totaal 0,88MB opslagruimte uit.

Documentformaten zoals gif die het programma niet kan bewerken, worden automatisch overgeslagen. Documenten worden niet overschreven, maar bewaard met de toevoeging “(FILEminimizer)” achteraan de bestandsnaam.

Conclusie
Balesio FILEminimizer kan heel wat opslagruimte besparen als je veel kantoordocumenten, pdf’s of afbeeldingen hebt. De software werkt simpel en snel en kan originelen verkleinen zonder dat je dit visueel kunt zien. Je kunt de bestanden daarna gewoon openen zonder speciale software. Wat ons betreft is dit een aanrader. Je kunt de software gratis dertig dagen lang uitproberen en daarnaast kun je ook FILEminimizer Pictures permanent gratis gebruiken om je elektronische afbeeldingen een kopje kleiner te maken.
Adviesprijs
Gratis voor de Pictures-versie. Betalende versies: € 38, € 58 of € 78 (Office, PDF, Suite). Prijs SharePoint- en Server-versies op aanvraag. Je kunt een 30-dagenprobeerversies downloaden van de website van balesio.
Foto van balesio
balesio
Blog: balesio Blog Website: balesio Website
Categorieen Producenten, Software
Naar begin pagina.
Kantoordocumenten en afbeeldingen verkleinen met weinig of geen kwaliteitsverlies, die daarna zonder speciale software geopend kunnen worden. Een aanrader als je om opslagruimte verlegen zit .
  • €39,95 à €78
  • 5
    editor rating

5 reacties bij Office- en pdf-documenten kopje kleiner maken

  • 2
    Jan De Wilde :

    Ik denk dat het bestand wel te zippen is (met winst in grootte) omdat een doc file (om een voorbeeld te geven) veel overhead bevat, informatie die niet strikt nodig is voor de weergave. Dat wil zeggen dat dit tool een optimalisatie doet door info weg te gooien die zowiezo het uiterlijk van het document niet zal veranderen. Zippen is een heel ander proces, bij een zip wordt niet gekeken naar een specifiek formaat van file, er wordt gekeken naar eentjes en nulletjes en daarop wordt een compressie gedaan waarbij de patronen via een algoritme anders worden opgeslagen en waardoor je een invers tool nodig hebt (unzip) om het bestand terug leesbaar te maken. Omdat bv een doc file nog steeds bruikbaar is na de “compressie” zoals in het artikel staat, gaat het -volgens mij- niet om compressie maar om het weggooien van nutteloze info. Dat is anders voor bijvoorbeeld een jpeg bestand, waar een bit map bestand gecomprimeerd wordt (en waarbij verschillende niveaus mogelijk zijn van minimaal tot maximaal) volgens een standaard (!) zodat elke jpeg viewer het resultaat ook terug kan tonen. Bij jpeg heb je dus een encoder (compressie) en decoder die te vergelijken valt met zippen maar die specifiek is voor afbeeldingen. De kwaliteit van wat op het scherm getoond wordt, hangt sterk samen met de hoeveelheid compressie die je toepast.

    • 2.1

      Vergeet niet dat het Office 2010- en later .x formaat in feite al een soort zip is. Veel extra verkleining haal je niet door dat nog eens te zippen.

      • 2.1.1
        Jan De Wilde :

        Docx en xlsx kan je blijkbaar hernoemen naar .zip en dan bekijken met een unzip tool. Pdf reductie is zoals bij jpeg, namelijk de afbeeldingen worden met lagere kwaliteit opgeslagen maar nog steeds portable formaat. Zoals steeds bij compressie is het een afweging tussen minimale grootte en maximale kwaliteit. Des te kleiner het bestand, des te lager de kwaliteit. Pdf kan je zippen, de winst zal wel afhangen van hoeveel de compressie van afbeeldingen is binnen het pdf bestand.

  • 1
    René Paulus :

    Zip wordt niet alleen gebruikt om documenten te verkleinen, maar ook om een groep documenten in één container samen te houden. Kan een geFILEminimised document achteraf ook nog gezipt worden? Geeft dat dan nog enig verschil in grootte met het gezipt origineel?

Laat een reactie achter

  

  

  

Je kunt deze HTML tags gebruiken

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

mildly-ruddily